Objectifs de la formation assistante de direction

La formation assistante de direction prépare les élèves à être capables de :

  • Réaliser le filtrage des appels, la gestion des rendez-vous et de l’agenda de la Direction
  • Gérer le courrier et les e-mails
  • Organiser les réunions et déplacements
  • Maintenir de bonnes relations avec les clients et fournisseurs : accueil, gestion des devis, des délais de livraison et de la facturation, suivi des règlements et gestion des conflits
  • Contrôler la bonne circulation de l’information dans l’entreprise

Cette formation professionnelle apporte toutes les connaissances et compétences

Niveau Requis : 3è

Durée de la formation : 6 mois

Volume horaire : 88h

Droit d’inscription : 50 000 FCFA

Scolarité : 200 000 FCFA

CONTENU DE LA FORMATION

Module 1 : Découverte de l’entreprise (12h)

  • L’environnement de l’entreprise
  • L’entreprise dépendante du milieu
  • Fiches sociétés
  • La coopération interentreprises

Module 2 : Gestion des fournisseurs (12h)

  • Se réapprovisionner
  • Gestion des devis et des commandes
  • La maintenance préventive
  • Aspect financier des stocks
  • Calculs fondamentaux et information des tiers
  • Les supports de la communication écrite client-fournisseur
  • La facturation
  • Modèles de lettres
  • Exercices autocontrôlés sur l’environnement de l’entreprise.

Module 3 : Gestion administrative (12h)

  • La gestion des dossiers papiers
  • De l’information au système d’information
  • Le contrôle des dossiers
  • Caractérisation des fichiers numériques
  • L’archivage des documents
  • La gestion du temps
  • La prise de rendez-vous professionnels
  • Les déplacements professionnels.

Module 4 : Gestion des clients (12h)

  • L’activité commerciale de l’entreprise
  • La prospection de la clientèle
  • Techniques de fidélisation de la clientèle
  • L’appareil commercial traditionnel
  • Appel d’offre et impact des nouvelles technologies sur les appels d’offres

Module 5 : Informatique de gestion (20h)

  • L’échange de données informatisées EDI
  • Le contrat électronique
  • La signature électronique
  • Techniques de recherche de l’information et veille informationnelle
  • Le réseau local
  • Sécurité informatique et bases de la réglementation
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Outlook
  • Les contrats de licence et de protection des logiciels
  • Les progiciels de gestion intégrés
  • La gestion de la relation client / fournisseur
  • Maîtrise du logiciel compta-pro au sein du PGI EBP
  • Maîtrise du logiciel gestion commerciale au sein du PGI EBP

Module 6 : Communication et accueil (20h)

  • Introduction à la communication
  • La typologie des documents
  • Les techniques rédactionnelles
  • La communication interne des organisations. Les techniques de communication orale
  • Les aides à la présentation orale
  • La résolution des conflits
  • La communication écrite et correspondance commerciale
  • L’information et les besoins en information
  • La communication téléphonique
  • Les typologies de la communication
  • La communication comptable et financière
  • La communication externe des organisations
  • Les chartes graphiques
  • Les critères de qualité des écrits professionnels
  • La prise de note
  • La gestion du courrier
  • La gestion des télécopies
  • Organisation d’événements internes et externes
  • L’accueil des visiteurs
  • Les dispositions réglementaires relatives à l’accueil des handicapés
  • La coordination des activités
  • Outils collaboratifs et de gestion des connaissances